• Home
• Blog
• Klaar voor Black Friday en de feestdagen? Zo bereid je je verpakkingsvoorraad op tijd voor

Klaar voor Black Friday en de feestdagen? Zo bereid je je verpakkingsvoorraad op tijd voor

Auteur: Jorrit Slippens|Leestijd: 5 minuten

Black Friday, Sinterklaas en Kerst zijn voor veel webshops en retailers de belangrijkste verkoopmomenten van het jaar. Meer bestellingen zijn natuurlijk goed nieuws. Maar een hogere orderstroom zet ook direct druk op je magazijn en logistieke proces.

Zijn je bestsellers voldoende op voorraad? Kun je de orders snel verwerken? Heb je genoeg mensen beschikbaar? En misschien nog wel praktischer: heb je voldoende verpakkingen om alle producten daadwerkelijk op tijd te versturen?

Een tekort aan dozen, verzendzakken, tape of beschermingsmateriaal komt zelden op een goed moment. Tijdens een normale week is het vervelend. Tijdens Black Friday of in de dagen voor Sinterklaas kan het je hele proces vertragen.

Een goede voorbereiding begint daarom ruim voordat de eerste actie live gaat. Met deze zeven stappen bereid je jouw webshop en verpakkingsvoorraad praktisch voor op een drukke verkoopperiode.

Waarom piekperiodes vaak problemen veroorzaken in het magazijn

Een drukke verkoopperiode vraagt meer van je bedrijf dan alleen extra voorraad van producten.

Wanneer het aantal bestellingen stijgt, stijgt ook het verbruik van alles wat nodig is om die orders te verwerken. Denk aan verzenddozen, brievenbusdozen, verzendzakken, opvulmateriaal, tape en etiketten.

Daarbij volgen Black Friday, Sinterklaas en Kerst elkaar vaak snel op. Daardoor is er weinig tijd om na de eerste verkoopgolf rustig opnieuw voorraad aan te vullen.

PostNL benadrukt bijvoorbeeld dat Black Friday en Sinterklaas dicht op elkaar kunnen liggen en adviseert webshops om logistieke processen en acties goed voor te bereiden en waar mogelijk de drukte te spreiden.

Ook DHL eCommerce adviseert ondernemers om ruim voor de feestdagen terug te kijken naar eerdere verkoopvolumes en tijdig afspraken te maken met logistieke partners.

De belangrijkste les: een piekperiode is meestal niet het moment om voor het eerst na te denken over je capaciteit.

Stap 1: begin met de verkoopcijfers van vorig jaar

De beste basis voor je voorbereiding is vaak je eigen historie.

Kijk terug naar eerdere Black Fridays, Sinterklaasperiodes of kerstverkopen. Welke producten waren toen de hardlopers? Op welke dagen piekte het aantal orders? En waar liep het magazijn tegenaan?

Kijk daarbij niet alleen naar de omzet.

Voor je verpakkingsplanning zijn vooral deze gegevens interessant:

• het aantal orders per dag;
• het aantal verkochte producten per productcategorie;
• je bestsellers;
• het gemiddelde aantal producten per bestelling;
• het aantal brievenbuszendingen en pakketten;
• welke verpakkingen het meest werden gebruikt.

DHL eCommerce adviseert ondernemers om historische data en recente verkooptrends als uitgangspunt te gebruiken voor de voorbereiding op de feestdagendrukte.

Heb je nog weinig historische data? Dan kun je werken met je huidige verkoopvolume en de verwachte impact van je acties. Maak daarbij liever meerdere scenario's dan één optimistische voorspelling.

Bijvoorbeeld: normaal, druk en zeer druk.

Stap 2: vertaal je verkoopverwachting naar een verpakkingsforecast

Hier gaat het bij veel ondernemers mis.

Er wordt uitgebreid nagedacht over de voorraad van producten, maar de verpakkingsvoorraad krijgt minder aandacht. Terwijl iedere extra order ook verpakkingsmateriaal verbruikt.

Maak daarom een eenvoudige forecast.

Stel dat je verwacht dat een bepaald product tijdens Black Friday sterk zal verkopen. Kijk dan welke verpakking je voor dat product gebruikt. Verstuur je het altijd in dezelfde doos? Of wordt afhankelijk van de bestelling gekozen uit verschillende formaten?

Breng vervolgens per verpakkingstype in kaart:

• hoeveel je nu op voorraad hebt;
• hoeveel je gemiddeld per week verbruikt;
• hoeveel extra je verwacht te gebruiken tijdens de piek;
• hoeveel veiligheidsvoorraad je wilt aanhouden.

Vergeet daarbij de kleinere materialen niet. Een magazijn kan voldoende dozen hebben, maar alsnog vertraging oplopen wanneer tape, opvulmateriaal of verzendzakken opraken.

De beste forecast hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een overzicht per verpakkingstype en een realistische inschatting van het verwachte gebruik is vaak al een grote stap vooruit.

Stap 3: kijk niet alleen naar je totale voorraad, maar naar je verpakkingsmix

“Wij hebben nog genoeg dozen” zegt op zichzelf niet zo veel.

De vraag is: heb je genoeg van de juiste dozen?

Stel dat je magazijn vol staat met grote verzenddozen, terwijl je bestseller normaal gesproken in een compacte brievenbusdoos wordt verstuurd. Dan heb je technisch gezien voldoende karton op voorraad, maar niet de verpakking die je proces nodig heeft.

Maak daarom onderscheid tussen:

• kleine verzenddozen;
• grotere dozen;
• brievenbusverpakkingen;
• verzendzakken;
• specifieke verpakkingen voor kwetsbare producten;
• opvul- en beschermingsmateriaal.

Kijk vervolgens naar je bestsellers en de verwachte productmix tijdens de actieperiode.

Een Black Friday-campagne kan bijvoorbeeld een heel ander product naar voren schuiven dan je normale verkoop. Als dat product een ander formaat verpakking nodig heeft, moet je forecast daarop worden aangepast.

Juist in piekperiodes wil je voorkomen dat medewerkers bij iedere order moeten improviseren omdat de gebruikelijke verpakking op is.

Stap 4: bestel niet op het laatste moment

Tijdens een drukke verkoopperiode ben je niet de enige die meer nodig heeft.

Niet alleen webshops, maar ook vervoerders, fulfilmentbedrijven en leveranciers krijgen te maken met hogere volumes. Daarom is wachten tot je voorraad bijna op is een onnodig risico.

Hoe vroeg je precies moet inkopen, hangt af van je eigen verbruik, opslagruimte en het type verpakking. Maar de voorbereiding zelf moet ruim voor de piek beginnen.

DHL eCommerce adviseert ondernemers om al in augustus en september vooruit te kijken naar de feestdagendrukte. FedEx adviseert om de logistieke strategie ruim voor de piekperiode op orde te hebben en verpakkingsmateriaal tijdig in te slaan.

Voor je verpakkingsvoorraad betekent dat niet dat je zomaar zoveel mogelijk moet bestellen.

Een goede voorbereiding is een combinatie van:

• een realistische verkoopprognose;
• inzicht in je huidige voorraad;
• kennis van je verwachte verbruik;
• voldoende ruimte om tegenvallers op te vangen.

Heb je een beperkt magazijn? Dan is het verstandig om vooraf na te denken over het moment waarop je voorraad aanvult, in plaats van te wachten tot je al midden in de piek zit.

Stap 5: maak je inpakproces klaar voor meer volume

Voldoende verpakkingen hebben is één ding. Ze ook snel kunnen gebruiken is iets anders.

Een piekperiode is een goed moment om kritisch naar je inpakproces te kijken.

Loop eens letterlijk mee met een medewerker die een order verwerkt. Hoe vaak moet hij of zij heen en weer lopen? Liggen dozen, tape en opvulmateriaal binnen handbereik? Moet er steeds worden gezocht naar het juiste formaat?

Kleine inefficiënties worden bij tien orders nauwelijks opgemerkt. Bij honderden orders per dag kunnen ze behoorlijk oplopen.

Een praktische voorbereiding kan bestaan uit:

• de meest gebruikte verpakkingen dichtbij de inpaktafel plaatsen;
• verpakkingsmaterialen vooraf aanvullen;
• een duidelijke indeling per doosformaat maken;
• voldoende tape, etiketten en opvulmateriaal klaarzetten;
• vooraf testen welke verpakkingen het snelst en praktischst te verwerken zijn.

Ook logistieke softwareleverancier Picqer benadrukt dat piekperiodes een stresstest vormen voor het volledige magazijnproces en dat voorbereiding moet voorkomen dat de operatie tijdens Black Friday stilvalt.

Het doel is simpel: tijdens de drukte moet het proces bekend en voorspelbaar zijn.

Stap 6: stem je planning af met vervoerders en logistieke partners

Een pakket dat klaarstaat in je magazijn is nog niet onderweg.

Daarom moet je voorbereiding verder gaan dan alleen je eigen voorraad en capaciteit. Informeer bij je vervoerder of fulfilmentpartner naar belangrijke deadlines, extra ophaalmomenten en eventuele beperkingen tijdens de feestdagen.

DHL adviseert ondernemers om tijdig het gesprek aan te gaan over verwachte volumes, zodat logistieke partners capaciteit kunnen plannen.

Dat is vooral belangrijk wanneer je normaal gesproken relatief kleine volumes verstuurt, maar tijdens Black Friday of de feestdagen ineens veel meer pakketten verwacht.

Bespreek bijvoorbeeld:

• hoeveel pakketten je verwacht te versturen;
• op welke dagen je de grootste piek verwacht;
• of extra ophaalmomenten nodig zijn;
• wat de uiterste verzendmomenten zijn voor Sinterklaas en Kerst;
• welke alternatieven beschikbaar zijn wanneer een vervoerder onder druk staat.

Communiceer vervolgens ook realistisch met je klanten. Beloof geen bezorgdatum waarvan je afhankelijk bent van omstandigheden die je zelf niet meer kunt beïnvloeden.

Stap 7: zorg voor een plan B

Zelfs de beste planning kan worden ingehaald door de werkelijkheid.

Misschien wordt een product onverwacht een bestseller. Misschien loopt een campagne beter dan verwacht. Of misschien blijkt juist één specifiek formaat verzenddoos sneller op te raken dan gepland.

Daarom is een plan B belangrijk.

Denk vooraf na over vragen als:

• Welke alternatieve verpakking kan ik gebruiken?
• Welk doosformaat kan een tijdelijk alternatief zijn?
• Heb ik voldoende opvulmateriaal als ik moet uitwijken naar een grotere doos?
• Welke verpakkingen zijn voor ons het meest kritisch?
• Wanneer bestellen we opnieuw?
• Wie houdt de voorraad tijdens de piek dagelijks in de gaten?

FedEx adviseert tijdens het piekseizoen voorraadniveaus nauwkeurig te volgen en processen dagelijks te monitoren, zodat bedrijven snel kunnen bijsturen wanneer de situatie verandert.

Een plan B hoeft geen uitgebreid draaiboek van twintig pagina's te zijn.

Een lijst met kritische verpakkingen, minimale voorraadniveaus en mogelijke alternatieven kan al voorkomen dat je op het drukste moment moet improviseren.

De praktische checklist voor jouw piekperiode

Gebruik onderstaande checklist voordat je drukke verkoopperiode begint:

• Analyseer de verkoop- en ordervolumes van eerdere piekperiodes.
• Bepaal welke producten tijdens de komende actieperiode waarschijnlijk het meest worden verkocht.
• Koppel je bestsellers aan de verpakkingen die daarvoor nodig zijn.
• Maak per verpakkingstype een forecast.
• Controleer je actuele voorraad van dozen, verzendzakken, tape en beschermingsmateriaal.
• Houd rekening met een veiligheidsvoorraad voor onverwachte extra vraag.
• Controleer of je voldoende ruimte hebt om extra verpakkingen op te slaan.
• Bestel kritische verpakkingen ruim voordat de piek begint.
• Richt je inpakplekken in voor een hogere verwerkingssnelheid.
• Stem verwachte volumes af met vervoerders en logistieke partners.
• Controleer belangrijke verzenddeadlines.
• Bepaal vooraf welke alternatieve verpakkingen je kunt gebruiken.
• Controleer tijdens de piekperiode dagelijks je voorraad van kritische verpakkingsmaterialen.

Conclusie: tijdens de piekperiode wil je orders verwerken, niet op zoek zijn naar dozen

Black Friday, Sinterklaas en Kerst kunnen voor een flinke verkoopimpuls zorgen. Maar meer orders betekenen ook meer druk op je voorraad, magazijn en logistieke proces.

Een goede voorbereiding begint met inzicht in wat je verwacht te verkopen. Daarna vertaal je die verwachting naar producten, capaciteit én verpakkingsmateriaal.

De belangrijkste fout is om alleen naar de totale voorraad te kijken. Zorg dat je voldoende hebt van de verpakkingen die je daadwerkelijk nodig hebt voor je bestsellers en verwachte ordermix.

Wie dit vooraf goed in kaart brengt, voorkomt veel onnodige improvisatie.

Want tijdens de drukste weken van het jaar wil je je tijd besteden aan het verwerken en versturen van orders. Niet aan de vraag waar je op korte termijn nog dozen, verzendzakken of beschermingsmateriaal vandaan moet halen.

Wil je je verpakkingsvoorraad voorbereiden op een komende piekperiode? Bekijk dan vooraf welke verzendverpakkingen je nodig hebt en zorg dat de materialen die voor jouw proces het belangrijkst zijn op tijd beschikbaar zijn.