• Home
• Blog
• Hoe bereken je de juiste verpakkingskosten per order?

Hoe bereken je de juiste verpakkingskosten per order?

Auteur: Jorrit Slippens|Leestijd: 5 minuten

Veel bedrijven weten precies wat ze betalen voor een doos of verzendenvelop. Maar zodra je vraagt wat één complete verzending werkelijk kost, blijft het vaak stil.

Dat is opvallend. Want de verpakking is slechts één onderdeel van de totale kosten per order. Ook arbeid, opvulmateriaal, tape, verzendlabels, transport en eventuele retourschade spelen een belangrijke rol.

Wie alleen naar de inkoopprijs van verzendverpakkingen kijkt, loopt het risico verkeerde keuzes te maken. Een verpakking die een paar cent goedkoper lijkt, kan uiteindelijk juist meer kosten doordat hij langzamer verwerkt wordt of meer transportschade veroorzaakt.

In deze blog laten we zien hoe je de totale verpakkingskosten per order berekent en waar de grootste besparingen vaak te vinden zijn.

Waarom de goedkoopste verpakking niet altijd de goedkoopste keuze is

Bij het inkopen van verpakkingen ligt de focus vaak op de stukprijs.

Logisch, want die is eenvoudig te vergelijken tussen leveranciers.

Maar in de praktijk bepaalt de aanschafprijs slechts een klein deel van de totale kosten.

Stel dat twee dozen slechts vijf cent in prijs verschillen. De ene doos is echter sneller op te zetten, sluit beter aan op het product en heeft minder opvulmateriaal nodig. Bovendien past hij beter binnen de maximale afmetingen van je vervoerder.

Op jaarbasis kan die iets duurdere doos honderden of zelfs duizenden euro's besparen.

Hetzelfde geldt voor verzendenveloppen. Een goed passende envelop gebruikt minder materiaal, neemt minder ruimte in tijdens transport en is sneller te verwerken.

De belangrijkste vraag is daarom niet:

"Wat kost deze verpakking?"

Maar:

"Wat kost deze verpakking gedurende het hele verzendproces?"

Welke kosten horen allemaal bij één verzending?

Veel bedrijven onderschatten hoeveel onderdelen invloed hebben op de uiteindelijke verpakkingskosten.

Denk bijvoorbeeld aan:

1. De verpakking zelf

De prijs van de doos, envelop of verzendzak.

2. Opvulmateriaal

Luchtkussens, papier, golfkarton of beschermfolie.

Hoe groter de doos ten opzichte van het product, hoe meer opvulling nodig is.

3. Tape en sluitmiddelen

Ook tape lijkt goedkoop, maar duizenden verzendingen per jaar maken dit een serieuze kostenpost.

4. Verzendlabels

Iedere order krijgt minimaal één verzendlabel. Door de juiste labels voor jouw Dymo- of Zebra-printer te kiezen voorkom je storingen, verspilling en onnodige stilstand.

5. Arbeid

Vaak de grootste verborgen kosten.

Wanneer een medewerker dagelijks honderden pakketten inpakt, telt iedere extra handeling.

Een verpakking die tien seconden sneller verwerkt kan worden, levert op jaarbasis veel tijdswinst op.

6. Transport

Een te grote verpakking betekent:

• meer lucht vervoeren
• hogere volumekosten
• minder pakketten per pallet
• hogere opslagkosten

Hierdoor betaal je soms ongemerkt veel meer aan transport dan aan de verpakking zelf.

7. Schade en retouren

Een beschadigd pakket kost aanzienlijk meer dan alleen een nieuwe doos.

Denk aan:

• opnieuw verzenden
• extra arbeid
• klantenservice
• retourverwerking
• ontevreden klanten

Ook deze kosten horen eigenlijk bij de totale verpakkingskosten per order.

Zo bereken je jouw verpakkingskosten per order

Om grip te krijgen op je verpakkingskosten is het belangrijk om verder te kijken dan de prijs van een doos of envelop. Door alle kosten per order inzichtelijk te maken, zie je waar de grootste besparingen mogelijk zijn.

Gebruik daarvoor onderstaand stappenplan.

Stap 1. Bepaal de kosten van de verzendverpakking

Begin met de basis:

• verzenddoos, verzendenvelop of verzendzak
• eventuele binnenverpakking
• opvulmateriaal
• tape
• verzendlabel

Tel deze kosten bij elkaar op. Zo weet je wat de materiaalkosten per bestelling zijn.

Stap 2. Bereken de inpaktijd

Verpakken kost tijd. En tijd kost geld.

Meet daarom eens hoeveel tijd een medewerker gemiddeld nodig heeft om één order te verwerken.

Neem daarbij alle handelingen mee:

• juiste verpakking pakken
• product plaatsen
• opvullen
• sluiten
• label plakken
• pakket gereedzetten

Vermenigvuldig deze tijd met de loonkosten per uur. Zo krijg je een realistisch beeld van de arbeidskosten per order.

Stap 3. Kijk naar de transportkosten

Transporttarieven worden steeds vaker bepaald door formaat en volume.

Een doos die slechts enkele centimeters groter is dan nodig, kan leiden tot:

• hogere volumekosten;
• minder pakketten per pallet;
• hogere opslagkosten;
• meer vrachtbewegingen.

Controleer daarom regelmatig of je verpakkingsformaten nog aansluiten op je assortiment.

Stap 4. Vergeet de indirecte kosten niet

Niet alle kosten zijn direct zichtbaar op een factuur.

Denk bijvoorbeeld aan:

• beschadigde producten;
• retourzendingen;
• extra klantenservice;
• opnieuw versturen;
• afschrijving van beschadigde goederen.

Juist deze kosten maken vaak het verschil tussen een efficiënte en een dure verpakkingsstrategie.

Een eenvoudig rekenvoorbeeld

Stel dat een webshop dagelijks 250 orders verstuurt.

Per order zijn de kosten als volgt:

Kostenpost	Bedrag
Verzenddoos	€ 0,58
Tape	€ 0,07
Opvulmateriaal	€ 0,18
Verzendlabel	€ 0,06
Arbeid	€ 0,52
Totaal	€ 1,41

Wanneer je door een betere verpakking slechts € 0,15 per order bespaart, levert dat op jaarbasis al snel meer dan € 13.000 op bij ongeveer 90.000 verzendingen.

Dat laat zien dat kleine verbeteringen verrassend veel effect kunnen hebben.

5 manieren om direct te besparen op verpakkingskosten

Gelukkig hoef je niet altijd te investeren om kosten te verlagen. Vaak zit de winst in slimmere keuzes.

1. Gebruik minder verschillende verpakkingsformaten

Veel bedrijven hebben tientallen verschillende dozen op voorraad.

Dat lijkt handig, maar zorgt vaak voor:

• hogere voorraadkosten;
• meer magazijnruimte;
• meer kans op fouten;
• complexere inkoop.

Met een slim gekozen assortiment kun je vaak hetzelfde assortiment producten verzenden met aanzienlijk minder verpakkingsformaten.

2. Kies verpakkingen die passen bij het product

Een te grote doos kost op meerdere manieren geld.

Je gebruikt meer:

• karton;
• opvulmateriaal;
• opslagruimte;
• transportvolume.

Een goed passende verpakking verlaagt al deze kosten tegelijk.

3. Kijk verder dan alleen de prijs

De goedkoopste doos is niet automatisch de voordeligste keuze.

Vraag jezelf af:

• Hoe snel is deze verpakking op te zetten?
• Is extra tape nodig?
• Is veel opvulmateriaal nodig?
• Past de verpakking goed binnen de verzendvoorwaarden van mijn vervoerder?

De totale kosten zijn belangrijker dan de stukprijs.

4. Koop slimme verbruiksartikelen mee

Veel webshops bestellen dozen, tape en labels bij verschillende leveranciers.

Dat betekent:

• meerdere bestellingen;
• hogere verzendkosten;
• meer administratie;
• grotere kans dat producten opraken.

Door verzendlabels, tape en andere verbruiksartikelen direct mee te bestellen met je verpakkingen houd je het bestelproces overzichtelijk en voorkom je onverwachte tekorten.

5. Evalueer je verpakkingen regelmatig

Assortimenten veranderen.

Producten worden groter, kleiner of kwetsbaarder.

Controleer daarom regelmatig:

• worden de juiste verpakkingen nog gebruikt?
• zijn er nieuwe formaten beschikbaar?
• kan het efficiënter?
• ontstaan er onnodig veel beschadigingen of retouren?

Een jaarlijkse evaluatie levert vaak verrassende inzichten op.

Conclusie

Wie alleen kijkt naar de prijs van een doos, mist een groot deel van de werkelijke verpakkingskosten. De totale kosten per order bestaan uit veel meer: arbeid, transport, opvulmateriaal, labels en eventuele schade of retouren.

Door het complete verpakkingsproces onder de loep te nemen, ontdek je vaak eenvoudige verbeteringen die direct geld besparen. Soms zit de winst in een beter passend formaat, soms in een efficiëntere verwerking of juist in het beperken van het aantal verschillende verpakkingen.

Bij Tupak denken we graag mee over een verpakkingsoplossing die niet alleen goed beschermt, maar ook praktisch en kostenefficiënt is. Zo haal je meer rendement uit iedere verzending.