• Home
• Blog
• Welke verpakkingen versnellen het inpakproces? 7 praktische keuzes

Welke verpakkingen versnellen het inpakproces? 7 praktische keuzes

Auteur: Jorrit Slippens|Leestijd: 5 minuten

Wie veel webshoporders verwerkt, weet dat verpakken meer is dan een doos om een product doen. Een medewerker moet een verpakking pakken, openen, het product erin doen, eventueel opvullen, sluiten, tapen en het pakket klaarmaken voor verzending.

Bij één order lijkt dat weinig tijd. Bij honderden orders per dag telt iedere extra handeling mee.

Daarom is de vraag niet alleen welke verzendverpakkingen je het voordeligst kunt inkopen. Een minstens zo interessante vraag is: welke verpakking zorgt ervoor dat een medewerker een order zo eenvoudig mogelijk kan verwerken?

In deze blog kijken we naar verschillende soorten verzendverpakkingen en naar de keuzes waarmee je het inpakproces praktisch kunt versnellen.

Snel inpakken begint bij de verpakking

Een snel verpakkingsproces draait vooral om het beperken van onnodige handelingen.

Moet een medewerker eerst een geschikte doos zoeken? Moet de doos volledig worden opgezet? Is veel vulmateriaal nodig? Moet de verpakking aan de onderkant én bovenkant worden dichtgeplakt? Dan bestaat één order uit behoorlijk wat afzonderlijke stappen.

Een verpakking die meerdere van die stappen wegneemt, kan daarom interessant zijn.

Dat betekent niet dat één type verpakking voor ieder bedrijf de beste keuze is. Een kledingwebshop heeft andere behoeften dan een webshop met glazen flessen of zware technische onderdelen.

Kijk daarom eerst naar je orderprofiel:

• Welke producten worden het meest verzonden?
• Hoe zwaar en kwetsbaar zijn ze?
• Worden vooral enkele producten of meerdere artikelen per order verzonden?
• Hoeveel verschillende verpakkingsformaten gebruik je?
• Hoeveel handelingen zijn nodig voordat een pakket dicht en verzendklaar is?

Van daaruit kun je bepalen waar de grootste tijdwinst zit.

1. Kies verzenddozen die weinig handelingen vragen

Niet iedere verzenddoos werkt hetzelfde.

Bij een traditionele Amerikaanse vouwdoos moet de medewerker de doos opzetten, de bodem sluiten, het product plaatsen en de bovenkant sluiten. Dat werkt prima, maar voor grote aantallen orders kan een doos met een praktische sluiting tijd besparen.

Zelfsluitende verzenddozen zijn bijvoorbeeld ontworpen om het sluiten eenvoudiger te maken. De doos wordt opgezet, het product gaat erin en de sluiting kan vervolgens worden dichtgevouwen. Bij sommige uitvoeringen is daardoor minder tape nodig of is tape helemaal niet nodig.

Ook een handige openingsconstructie kan verschil maken. Een doos die direct goed in vorm komt, vraagt minder correcties aan het pakstation.

Dat lijkt een klein detail. Maar juist bij repeterend werk zijn kleine handelingen interessant om kritisch te bekijken.

Praktische tip: pak zelf eens tien van je meest gebruikte dozen en noteer hoeveel handelingen nodig zijn om een order volledig te verpakken. Kijk daarna niet alleen naar de prijs per doos, maar ook naar het gemak waarmee de doos wordt opgezet en gesloten.

2. Gebruik verzendzakken voor producten die daarvoor geschikt zijn

Voor bepaalde producten zijn verzendzakken een snellere keuze dan verzenddozen.

Denk bijvoorbeeld aan kleding, textiel, documenten, zachte producten en andere artikelen die niet kwetsbaar zijn en geen bescherming van een stevige doos nodig hebben.

Bij een verzendzak vervallen verschillende handelingen. Er hoeft geen doos te worden opgezet en meestal is ook geen opvulmateriaal nodig. Het product gaat in de zak, de zelfklevende sluiting wordt verwijderd en de zak wordt gesloten.

Dat maakt verzendzakken vooral interessant voor producten waarbij bescherming tegen stoten minder belangrijk is dan bij breekbare of kwetsbare producten.

Een verzendzak is dus niet simpelweg een goedkoper alternatief voor een doos. Het is een ander type verpakking met een ander toepassingsgebied.

De praktische regel: kan een product veilig in een flexibele verpakking worden verzonden? Dan kan een verzendzak een eenvoudige manier zijn om het aantal handelingen aan het pakstation te beperken.

Voor breekbare, zware of vormgevoelige producten blijft een verzenddoos meestal de logische keuze.

3. Beperk het aantal verpakkingsformaten

Meer keuze betekent niet automatisch een sneller verpakkingsproces.

Een magazijn met twintig verschillende dozen kan voor ieder product een theoretisch passende verpakking hebben. Maar de medewerker moet wel eerst bepalen welke doos nodig is en die vervolgens vinden.

Een kleiner en logisch opgebouwd assortiment kan daarom efficiënter werken.

Dat betekent niet dat je alles in één doos moet stoppen. Het gaat om een praktische selectie van formaten die een groot deel van je orders afdekt.

Bijvoorbeeld:

• een klein formaat voor kleine producten;
• een middelmaat voor de meeste standaardorders;
• een groter formaat voor meerdere artikelen;
• specifieke verpakkingen voor afwijkende of kwetsbare producten.

Welke formaten daarbij horen, hangt volledig af van je assortiment.

Het interessante is om te kijken naar de combinatie van ordervolume en verpakkingskeuze. De verpakkingen die je dagelijks tientallen of honderden keren gebruikt, verdienen meer aandacht dan een verpakking die maar incidenteel wordt gebruikt.

Ook opslag speelt mee. Verpakkingen moeten niet alleen beschikbaar zijn, maar ook logisch bij het pakstation kunnen worden opgeslagen.

4. Kies een verpakking die zo goed mogelijk bij het product past

Een te grote doos kan het inpakproces vertragen.

Wanneer een product veel ruimte overlaat, is vaak vulmateriaal nodig. De medewerker moet dan niet alleen de doos vullen, maar ook beoordelen hoeveel bescherming nodig is en het vulmateriaal toevoegen.

Een passende doos maakt dat proces eenvoudiger.

Dat is ook een belangrijk uitgangspunt achter right-size packaging: de verpakking zo goed mogelijk afstemmen op de inhoud. In geautomatiseerde fulfilmentomgevingen wordt dit principe steeds verder doorgevoerd met dozen die automatisch op maat worden gemaakt. Daarmee worden onder meer overtollige ruimte en handmatige stappen beperkt. (Packsize)

Voor de meeste MKB-webshops is zo'n geautomatiseerd systeem uiteraard niet nodig. Maar het principe is wel direct toepasbaar:

begin bij het product en kies daar de verpakking bij.

Een doos die goed past, betekent vaak minder vulmateriaal, minder beweging van het product en een eenvoudiger verpakkingshandeling.

5. Kijk kritisch naar de manier waarop je dozen sluit

Het sluiten van een doos is een relatief kleine stap, maar bij veel orders kan het een vast onderdeel van de totale inpaktijd worden.

Met een standaard doos moet de medewerker bijvoorbeeld tape pakken, de doos dichtvouwen, tape afsnijden en eventueel nog een tweede stuk tape aanbrengen.

Dat hoeft niet altijd een probleem te zijn. Verpakkingstape is betrouwbaar en geschikt voor veel verschillende dozen en toepassingen.

Maar wanneer snelheid een belangrijk doel is, kun je ook kijken naar dozen met een geïntegreerde plakstrip of zelfsluitende constructie.

Daarmee vervalt een deel van de handelingen.

Bij grotere volumes kan daarnaast een tapedispenser of dozensluitmachine interessant worden. Dan blijft tape onderdeel van het proces, maar wordt het aanbrengen ervan eenvoudiger en consistenter.

De beste oplossing hangt dus af van het volume.

Bij een paar tientallen pakketten per dag kan handmatig sluiten prima werken. Bij veel meer orders is het verstandig om te kijken welke kleine handelingen zich iedere dag opnieuw herhalen.

6. Stem de verpakking af op je orderprofiel

De snelste verpakking verschilt per order.

Een webshop met voornamelijk één klein artikel per bestelling heeft bijvoorbeeld andere behoeften dan een webshop waar klanten gemiddeld meerdere producten tegelijk bestellen.

Voor single-item orders kunnen verzendzakken, enveloppen of compacte verzenddozen efficiënt zijn. Voor multi-item orders is een doos waarin meerdere artikelen logisch passen vaak handiger.

Ook het product zelf bepaalt veel.

Type order	Interessante verpakking
Licht, flexibel product	Verzendzak
Kleine, niet-breekbare producten	Kleine verzenddoos of verzendzak
Meerdere artikelen	Verzenddoos
Breekbare producten	Stevige verzenddoos + bescherming
Zware producten	Geschikte stevige verzenddoos
Producten met veel retouren	Verpakking met retourstrip

Vooral dat laatste kan interessant zijn voor e-commerce. Een doos met een retourstrip kan het voor de klant eenvoudiger maken om de verpakking opnieuw te sluiten wanneer een product retour moet.

Een goede verzendverpakking moet dus niet alleen snel zijn voor de medewerker. Kijk naar de hele keten: inpakken, vervoeren, openen en eventueel retourneren.

7. Kijk verder dan de verpakking zelf

Een goede verpakking helpt, maar de inrichting van het pakstation bepaalt mede hoe snel ermee gewerkt kan worden.

Staan dozen op een logische plek? Is tape direct beschikbaar? Is vulmateriaal binnen handbereik? Moet een medewerker regelmatig lopen om een andere verpakking te pakken?

Dat zijn geen verpakkingsproducten, maar ze hebben wel direct invloed op het verpakkingsproces.

Ook de volgorde van de handelingen is belangrijk. Een medewerker die steeds moet wisselen tussen dozen, tape, vulmateriaal en labels werkt anders dan iemand die alle benodigde materialen binnen handbereik heeft.

Bij grotere fulfilmentvolumes wordt dit nog belangrijker. Daar worden verpakking en magazijnproces steeds vaker als één geheel bekeken. Moderne verpakkingsautomatisering richt zich daarom niet alleen op het maken van dozen, maar op het verminderen van handmatige stappen binnen de volledige fulfilmentworkflow. (Packsize)

Voor een MKB-bedrijf hoeft dat niet meteen automatisering te betekenen.

Begin eenvoudiger: loop één orderproces volledig door en noteer iedere handeling. Vaak zie je dan vanzelf waar tijd verloren gaat.

Hoe kies je de snelste verzendverpakking?

Een praktische keuzehulp:

1. Is het product flexibel en niet kwetsbaar?
→ Kijk naar een verzendzak.

2. Heeft het product bescherming en stevigheid nodig?
→ Kies een verzenddoos.

3. Heb je veel verschillende dozen nodig?
→ Onderzoek of je assortiment kan worden teruggebracht tot een aantal logische formaten.

4. Gebruik je veel vulmateriaal?
→ Kijk of een kleinere of beter passende doos mogelijk is.

5. Kost het sluiten van dozen relatief veel tijd?
→ Vergelijk standaard dozen met zelfsluitende dozen of verbeter de tapeverwerking.

6. Verwerk je grote aantallen orders?
→ Kijk naar de totale workflow en niet alleen naar de prijs van de verpakking.

Het doel is uiteindelijk eenvoudig: een order veilig verpakken met zo weinig mogelijk onnodige handelingen.

Conclusie: de snelste verpakking is niet voor iedereen hetzelfde

Er bestaat geen verzendverpakking die voor iedere webshop het snelst werkt.

Voor sommige producten zijn verzendzakken ideaal omdat ze weinig handelingen vragen. Voor andere producten zijn stevige verzenddozen noodzakelijk. Binnen beide groepen kan vervolgens de constructie van de verpakking het verschil maken.

Kijk daarom niet alleen naar prijs, formaat of materiaal. Kijk vooral naar het dagelijkse gebruik: hoe pak je de verpakking, hoe open je haar, hoe plaats je het product, hoeveel bescherming is nodig en hoe sluit je het pakket?

Een kleine verbetering in één handeling lijkt misschien niet belangrijk. Maar als die handeling zich de hele dag herhaalt, wordt het wel relevant.